Tijdens onze vergadering van 25 november gaf Anne-Marie Cotton een boeiende
uiteenzetting met als titel “Communiceren: een verborgen kunst”.
Communicatie is een veelgebruikte term en begrip, maar Anne-Marie bood ons
een diepere inkijk op het beroep van communicatiespecialist dat in België niet echt
officieel erkend is. Het kent verschillende benamingen, zoals woordvoerder,
communication director, Public Affairs & Lobbying, of PR-verantwoordelijke.
Verschillende opleidingen bereiden voor op dit vakgebied. Is het dan wel nodig om een legitimiteit te geven aan deze activiteit?
Iedereen communiceert, maar niet iedereen kan een communicatieplan opstellen
en uitvoeren. Hiervoor zijn de formulering van duidelijke doelstellingen, het
bepalen van doelgroepen en boodschappen, het inzetten van de juiste middelen én
een grondige evaluatie essentieel.
Anne-Marie wees op het verschil tussen organisatiedoelstellingen en
communicatiedoelstellingen. Terwijl communicatiestrategieën kunnen bijdragen
aan het behalen van organisatiedoelstellingen, draait communicatie om de
vertaling van wat de organisatie wil verwezenlijken. Dit proces houdt rekening
met de omgeving, de ‘issues’, en wordt aangepast aan de ‘stakeholders’,
waaronder interne, externe en indirect externe publieksgroepen.
Theoretische modellen
Een van de theoretische modellen die Anne-Marie toelichtte, was het AIDA(L)-model.
Dit staat voor Awareness (aandacht) – Interest (nieuwsgierigheid),
Desire (verlangen), Action (betrokkenheid) en Loyalty
(loyaliteit).
Ze paste het model toe op de Rotary Club, aan de hand van het traject
van een buitenstaander bij een externe clubactiviteit. Daarbij lag de nadruk op
“Call to Action” (bijvoorbeeld: koop ik een kaartje voor dit evenement?)
en Engagement (zou ik er iets over vertellen?). Ze wees erop dat mensen
prioriteiten stellen en dat er altijd concurrentie is met andere activiteiten.
Communicatietools en grafische identiteit
Tijdens haar presentatie projecteerde Anne-Marie een overzicht van de bestaande
communicatiemiddelen van onze club. Ze benoemde onder andere de Whats’App-berichten,
e-mails aan leden, de nieuwsbrief, verslagen, het ledenboekje, fotogalerijen en
de Polaris website. Daarnaast onderscheidde ze drie typen leden op basis van
hun betrokkenheid, waarmee rekening gehouden moet worden.
Met een tekening van ‘de melk bij de kat’ illustreerde ze het belang van
het afstemmen van de boodschap en de communicatiekanalen op de doelgroepen.
Ook stond Anne-Marie stil bij het belang van een consistente grafische
identiteit en huisstijl voor Rotary Club Gent. Ze wees erop dat de drie torens van
het logo verdwijnen in Polaris, dat verwijzingen naar GIFT (met en zonder puntjes) en Rotary Club Gent
voor verwarring zorgen, en dat de kleurcodes niet altijd consequent worden
toegepast.
Wat voor de leden helder lijkt, is dat vaak niet voor buitenstaanders.
Efficiënte communicatie
Efficiënte communicatie is niet eenvoudig. Het formuleren van heldere communicatiedoelstellingen,
het stellen van deadlines, het identificeren van specifieke doelgroepen en het evalueren van resultaten, vormen de basis
van het succes. Elke boodschap moet bovendien aansluiten bij de missie, visie
en waarden van Rotary.
De presentatie van Anne-Marie Cotton was een mooi voorbeeld van haar expertise en indrukwekkend
didactisch talent. Haar uiteenzetting werd enthousiast onthaald en leidde tot enkele
vragen.
Zowel Anne-Marie als alle aanwezigen onderstreepten de kwaliteiten
en de cruciale rol van Jacques Eichperger, onze communicatieverantwoordelijke.
Het was een aangename en inspirerende avond die ons veel nieuwe
inzichten bracht.
